​

การบริหารจัดการธุรกิจหลังเกิดภัยพิบัติ​

ภัยพิบัติทางธรรมชาติ เช่น แผ่นดินไหว น้ำท่วม หรือพายุรุนแรง สามารถส่งผลกระทบอย่างมหาศาลต่อการดำเนินธุรกิจ ไม่เพียงแต่ทำความเสียหายต่อโครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพเท่านั้น แต่ยังรบกวนการทำงานประจำวัน กระทบต่อสุขภาพจิตของพนักงาน และอาจทำให้ธุรกิจหยุดชะงักเป็นเวลานาน การมีแผนบริหารจัดการหลังเกิดภัยพิบัติที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกองค์กร ไม่ว่าจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่

บทความนี้ ByteHR จะแนะนำแนวทางและกลยุทธ์ที่ผู้บริหารและฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) สามารถนำไปใช้เพื่อรับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉินและฟื้นฟูการดำเนินงานของบริษัทหลังจากเกิดภัยพิบัติ

แผนรองรับภัยพิบัติสำหรับธุรกิจ

1. ประเมินความเสียหายและความปลอดภัย

การประเมินความเสียหายอย่างรวดเร็วและครอบคลุมเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญในการตอบสนองต่อภัยพิบัติ

• ตรวจสอบความปลอดภัยของพนักงาน: ติดต่อพนักงานทุกคนโดยเร็วที่สุดเพื่อยืนยันสถานะความปลอดภัย

• ประเมินความเสียหายทางกายภาพ: ตรวจสอบอาคาร อุปกรณ์ และทรัพย์สินอื่นๆ

• ประเมินความเสียหายทางดิจิทัล: ตรวจสอบระบบ IT, ข้อมูล และโครงสร้างพื้นฐานทางดิจิทัล

• จัดทำรายงานความเสียหาย: บันทึกความเสียหายทั้งหมดอย่างละเอียดเพื่อวัตถุประสงค์ด้านประกันและการวางแผน

2. จัดตั้งศูนย์บัญชาการเหตุฉุกเฉิน (EOC)

การจัดตั้งศูนย์บัญชาการเหตุฉุกเฉินจะช่วยประสานงานการตอบสนองและการสื่อสารทั้งหมด:

• กำหนดทีมตอบสนองหลัก: ประกอบด้วยตัวแทนจากแผนกต่างๆ รวมถึง HR, IT, การเงิน และการปฏิบัติงาน

• สร้างช่องทางการสื่อสารฉุกเฉิน: เช่น กลุ่มไลน์ แอพพลิเคชั่นข้อความ หรือแพลตฟอร์มการสื่อสารสำรอง

• กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบอย่างชัดเจน: มอบหมายหน้าที่เฉพาะสำหรับแต่ละสมาชิกของทีม

• จัดทำตารางการประชุมสรุปสถานการณ์ประจำวัน: เพื่อติดตามความคืบหน้าและปรับแผนตามความจำเป็น

กลยุทธ์การบริหารทรัพยากรบุคคลช่วงภัยพิบัติ

​

1. การดูแลความปลอดภัยและสวัสดิภาพของพนักงาน

บุคลากรคือทรัพยากรที่มีค่าที่สุดขององค์กร การให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและสวัสดิภาพของพวกเขาควรเป็นลำดับความสำคัญสูงสุด

• จัดบริการให้คำปรึกษาด้านสุขภาพจิต: ช่วยพนักงานจัดการกับความเครียดและความวิตกกังวล

• นโยบายการลาแบบยืดหยุ่น: อนุญาตให้พนักงานมีเวลาในการฟื้นฟูและจัดการกับความเสียหายส่วนตัว

• ให้ความช่วยเหลือทางการเงินฉุกเฉิน: พิจารณาการให้เงินช่วยเหลือ เงินกู้ หรือการเบิกเงินเดือนล่วงหน้า

2. รูปแบบการทำงานทางเลือกและนโยบายชั่วคราว

ความยืดหยุ่นเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาความต่อเนื่องทางธุรกิจหลังเกิดภัยพิบัติ:

• นโยบายการทำงานระยะไกล: จัดเตรียมโครงสร้างพื้นฐานสำหรับการทำงานจากที่บ้านหรือสถานที่อื่น

• ชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น: ปรับตารางเวลาให้พนักงานสามารถจัดการภาระส่วนตัวได้

• พื้นที่ทำงานชั่วคราว: หากสำนักงานหลักได้รับความเสียหาย ให้พิจารณาเช่าพื้นที่ทำงานร่วม (co-working space) หรือสำนักงานชั่วคราว

• การหมุนเวียนงาน: ฝึกอบรมพนักงานให้สามารถทำงานข้ามสายงานเพื่อรองรับการขาดแคลนบุคลากรในบางตำแหน่ง

การฟื้นฟูโครงสร้างพื้นฐานและการดำเนินงานทางธุรกิจ

1. การกู้คืนระบบไอทีและข้อมูล

• เรียกใช้แผนการกู้คืนข้อมูลจากภัยพิบัติ (DRP): กู้คืนข้อมูลจากการสำรองข้อมูลในระบบคลาวด์หรือนอกสถานที่

• ตรวจสอบความสมบูรณ์ของข้อมูล: ตรวจสอบว่ามีข้อมูลสูญหายหรือเสียหายหรือไม่

• ตั้งค่าโซลูชันชั่วคราว: ใช้บริการคลาวด์หรือโซลูชันเทคโนโลยีทางเลือกจนกว่าจะสามารถกู้คืนระบบหลักได้

• ทดสอบระบบอย่างละเอียด: ก่อนเปิดให้ใช้งานอีกครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบทั้งหมดทำงานได้อย่างถูกต้อง

2. การปรับแผนธุรกิจและห่วงโซ่อุปทาน

• ติดต่อซัพพลายเออร์และพันธมิตร: ประเมินสถานะของพวกเขาและระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในห่วงโซ่อุปทาน

• หาแหล่งทางเลือก: ระบุซัพพลายเออร์หรือผู้ให้บริการทางเลือกสำหรับทรัพยากรสำคัญ

• แจ้งให้ลูกค้าทราบ: สื่อสารกับลูกค้าเกี่ยวกับการหยุดชะงักที่อาจเกิดขึ้นและเวลาที่คาดว่าจะกลับมาดำเนินการตามปกติ

การสื่อสารในภาวะวิกฤต: กุญแจสู่การฟื้นฟูที่ราบรื่น

1. การสื่อสารภายในองค์กร

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับพนักงานช่วยลดความสับสนและรักษาขวัญกำลังใจ

• สื่อสารอย่างสม่ำเสมอและโปร่งใส: แจ้งข้อมูลล่าสุดแก่พนักงานทุกคนเกี่ยวกับสถานการณ์และแผนการ

• ใช้หลายช่องทาง: อีเมล ข้อความ โซเชียลมีเดีย การประชุมเสมือนจริง เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความถูกส่งถึงทุกคน

• สร้างระบบการรายงานสถานะ: ให้พนักงานสามารถรายงานสถานะและความต้องการของตนเองได้

• จัดการกับข่าวลือ: แก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอย่างรวดเร็วเพื่อป้องกันการแพร่กระจายของข่าวลือ

2. การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก

การรักษาความเชื่อมั่นของลูกค้า นักลงทุน และชุมชนมีความสำคัญต่อการฟื้นตัวในระยะยาว

• เตรียมแถลงการณ์สาธารณะ: ร่างข้อความที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพสำหรับลูกค้าและสาธารณะ

• อัพเดทสถานะอย่างสม่ำเสมอ: แจ้งความคืบหน้าในการฟื้นฟูและกำหนดเวลาที่คาดหวัง

• มีส่วนร่วมกับชุมชน: แสดงความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกับชุมชนที่ได้รับผลกระทบและมีส่วนร่วมในความพยายามฟื้นฟู

• ติดต่อกับหน่วยงานกำกับดูแล: ปฏิบัติตามข้อกำหนดการรายงานและขอความช่วยเหลือหากจำเป็น

การเรียนรู้และการปรับปรุงสำหรับอนาคต

1. ทบทวนและประเมินการตอบสนอง

หลังจากที่สถานการณ์เริ่มกลับสู่ภาวะปกติ ให้ประเมินประสิทธิภาพของการตอบสนองของคุณ

• จัดการประชุมเพื่อทบทวนหลังการปฏิบัติงาน (After Action Review): วิเคราะห์สิ่งที่ทำงานได้ดีและสิ่งที่ต้องปรับปรุง

• รวบรวมข้อเสนอแนะจากพนักงาน: สอบถามความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์และข้อเสนอแนะของพวกเขา

• บันทึกบทเรียนที่ได้รับ: สร้างเอกสารบทเรียนที่เรียนรู้เพื่อใช้ในการวางแผนในอนาคต

• แบ่งปันแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด: แลกเปลี่ยนประสบการณ์กับองค์กรอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของคุณ

2. ปรับปรุงแผนการเตรียมพร้อมรับมือภัยพิบัติ

ใช้ความรู้ที่ได้รับเพื่อเสริมสร้างความพร้อมสำหรับเหตุการณ์ในอนาคต

• อัพเดทแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP): รวมบทเรียนที่ได้เรียนรู้และปรับปรุงกระบวนการ

• จัดการฝึกซ้อมเป็นประจำ: ทดสอบแผนอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้บทบาทของตน

• ลงทุนในมาตรการป้องกัน: พิจารณาการปรับปรุงโครงสร้างอาคาร ระบบสำรองข้อมูล หรือมาตรการรักษาความปลอดภัยอื่นๆ

• ทบทวนความคุ้มครองด้านประกันภัย: ตรวจสอบว่านโยบายปัจจุบันของคุณเพียงพอสำหรับภัยที่อาจเกิดขึ้นหรือไม่

การบริหารจัดการหลังเกิดภัยพิบัติอย่างมีประสิทธิภาพต้องอาศัยการวางแผนล่วงหน้า ความเป็นผู้นำที่เข้มแข็ง และความสามารถในการปรับตัว แม้ว่าเราไม่สามารถควบคุมเมื่อใดหรือที่ไหนที่ภัยพิบัติจะเกิดขึ้น แต่เราสามารถควบคุมวิธีการเตรียมพร้อมและตอบสนองได้

ติดตามบทความความรู้เกี่ยวกับภาษี เคล็ดลับและความรู้สำหรับพนักงานและผู้ประกอบการ และการพัฒนาทรัพยากรบุคคลได้ที่ ByteHR หรือ หากคุณต้องการเริ่มต้นใช้โปรแกรมสำหรับ HR แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มอย่างไรและฟังก์ชันต่างๆจะตอบสนองความต้องการใช้งานของบริษัทคุณหรือไม่ ลองปรึกษา ByteHR ได้ฟรีทาง  02 026 3297 หรือติดต่อ sales@byte-hr.com