สลิปเงินเดือน คืออะไร ใช้ทำอะไร มีข้อมูลระบุเรื่องไหนไว้บ้าง
เมื่อคุณเป็นพนักงานประจำสิ่งที่คาดหวังมากสุดย่อมหนีไม่พ้นเงินเดือนที่บริษัทต้องออกให้ทุกเดือนตามกฎหมาย ซึ่งรายได้ของแต่ละคนจะแตกต่างกันออกไป อย่างไรก็ตามนอกจากตัวเงินเดือนแล้วยังมีเอกสารที่มักได้รับคู่กันเสมอนั่นคือ “สลิปเงินเดือน” ซึ่งหลายคนอาจสงสัยว่าสลิปเงินเดือนบริษัทคืออะไร นำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง รวมถึงข้อมูลที่ระบุเอาไว้ในเอกสารดังกล่าวมีเรื่องไหน Byte HR จะมาบอกเล่ากันอย่างละเอียดเลย
สลิปเงินเดือน คืออะไร
สลิปเงินเดือน คือ เอกสารที่ทางบริษัทหรือองค์กรได้ทำการออกให้กับพนักงานพร้อมการจ่ายเงินเดือนทุกเดือนเพื่อชี้แจงข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ รายหัก ในเดือนนั้น ๆ ของพนักงานคนดังกล่าวว่ามีรายละเอียดเรื่องใดบ้าง ช่วยยืนยันความถูกต้องของการคำนวณเงินเดือน ซึ่งปัจจุบันนอกจากสลิปแบบกระดาษแล้ว สลิปเงินเดือนพนักงานยังสามารถออกสลิปเงินเดือนเป็นออนไลน์ส่งอีเมลให้กับพนักงานได้ด้วย
สลิปเงินเดือนใช้ทำอะไรได้บ้าง
โดยหลักการแล้วความสำคัญของสลิปเงินเดือนเป็นเอกสารที่บอกให้พนักงานคนดังกล่าวได้รับรู้ว่าเงินเดือนที่ตนเองได้รับในเดือนนั้นมียอดสุทธิหลังหักรายจ่ายทั้งหมดแล้วเท่าไหร่ หากมีข้อผิดพลาด หรือสิ่งไม่ถูกต้องก็สามารถใช้เป็นเอกสารเพื่อยืนยันได้เช่นกัน อย่างไรก็ตามยังนำไปใช้กับเรื่องอื่นเพิ่มเติมได้อีกด้วย ดังนี้
ใช้เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารสำหรับยื่นทำธุรกรรมทางการเงินกับสถาบันการเงิน เช่น การทำบัตรเครดิต การขอสินเชื่อบ้าน สินเชื่อรถยนต์ ฯลฯ
ใช้เป็นข้อมูลสำหรับการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา เพราะในเอกสารจะมีการระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายรับ-รายจ่ายของคุณเอาไว้ในแต่ละเดือนชัดเจน
ใช้สำหรับการยื่นขอวีซ่าในบางประเทศ กรณีที่ต้องการหลักฐานยืนยันทางรายได้จากประเทศอยู่อาศัย
ใช้สำหรับการยื่นสมัครงานกับบริษัทแห่งใหม่ได้ กรณีบริษัทนั้นต้องการร้องขอเมื่อคุณมีการแจ้งเงินเดือนเก่าที่เคยรับ หรือมีการเรียกจำนวนเงินเดือนใหม่สูงขึ้นกว่าเดิม
ความแตกต่างระหว่างสลิปเงินเดือนกับหนังสือรับรองเงินเดือน
สลิปเงินเดือน เป็นยังไง? สลิปเงินเดือน (Pay Slip) จะระบุข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนของพนักงานเฉพาะเดือนที่รับเงินเท่านั้น แต่สำหรับหนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) ทางบริษัทจะออกในฐานะของการเป็นหนังสือรับรองเพื่อบ่งบอกว่าคุณคือใคร เป็นพนักงานของบริษัทแห่งไหน ตำแหน่งงาน ฐานเงินเดือน อายุงาน แต่ไม่ได้มีการบ่งบอกจำนวนเงินที่ได้รับในเดือนนั้น ๆ
ข้อมูลที่มักมีการระบุเอาไว้ในสลิปเงินเดือนมีเรื่องไหนบ้าง
สำหรับข้อมูลที่บริษัทส่วนใหญ่มักระบุเอาไว้ในสลิปเงินเดือนมักไม่ได้มีความแตกต่างกันมากนัก จุดประสงค์เพื่อบอกรายได้ของพนักงานคนดังกล่าวอย่างชัดเจน ดังนี้
ชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดบริษัท
ข้อมูลพนักงานคนดังกล่าว เช่น ชื่อ-สกุล ตำแหน่งงาน รหัสพนักงาน
วันที่ทำการจ่ายเงิน และรอบการจ่ายเงิน
รายละเอียดข้อมูลเงินได้ เช่น เงินเดือน ค่าโอที ค่าคอมมิชชัน ค่า Incentive ค่าโบนัส ค่าเบี้ยเลี้ยง และรายละเอียดข้อมูลเงินหัก เช่น กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เงินประกันสังคมภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นต้น พร้อมข้อมูลสรุปด้านตัวเลขรายได้สุทธิที่พนักงานจะได้รับ
สลิปเงินเดือน ขอจากไหน?
สลิปเงินเดือนพนักงานสามารถขอได้จากฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือฝ่ายบัญชีของบริษัทที่คุณทำงานอยู่ หากคุณทำงานในองค์กรที่มีระบบจ่ายเงินเดือนแบบดิจิทัล บริษัทอาจมีระบบให้ดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนได้เองผ่านแอปหรือเว็บไซต์ภายใน แต่ถ้าไม่มีระบบออนไลน์ ก็สามารถแจ้งขอเป็นเอกสารกระดาษหรือไฟล์ PDF ได้เช่นกัน หากคุณลาออกแล้ว แต่ยังต้องการขอสลิปเงินเดือนย้อนหลัง เช่น เพื่อนำไปยื่นกู้เงินหรือขอวีซ่า แนะนำให้ติดต่อฝ่าย HR โดยตรง พร้อมแจ้งช่วงเวลาที่ต้องการ
สลิปเงินเดือน ต้องเซ็นสำเนาถูกต้องไหม?
โดยทั่วไป หากคุณใช้สลิปเงินเดือนบริษัทเป็นเอกสารประกอบในการยื่นขอสินเชื่อ เช่าบ้าน หรือสมัครงานใหม่ หน่วยงานที่รับเอกสารอาจร้องขอให้คุณ “เซ็นสำเนาถูกต้อง” บนสลิปเงินเดือนเพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสาร โดยมักจะต้องเขียนข้อความว่า “สำเนาถูกต้อง” พร้อมลายเซ็น และวันที่กำกับ แต่ถ้าเป็นการใช้งานภายใน หรือหน่วยงานไม่ได้ระบุว่าต้องเซ็นสำเนาถูกต้อง ก็ไม่จำเป็นต้องเซ็นเสมอไป ควรสอบถามข้อกำหนดของแต่ละหน่วยงานให้ชัดเจนก่อนส่งเอกสาร
สลิปเงินเดือน กับ สเตทเม้น ต่างกันอย่างไร?
สลิปเงินเดือน เป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดรายได้ของพนักงานในแต่ละเดือน เช่น เงินเดือนพื้นฐาน ค่าล่วงเวลา โบนัส และการหักภาษี/ประกันสังคม ในขณะที่ สเตทเม้น (Statement) คือรายการเดินบัญชีธนาคารที่แสดงการเคลื่อนไหวของเงินเข้า-ออกในบัญชีของคุณ หน่วยงานบางแห่งอาจขอทั้งสองเอกสาร เช่น เวลายื่นกู้เงิน จะใช้สลิปเงินเดือนแสดงรายได้ และใช้สเตทเม้นยืนยันว่าเงินเข้าบัญชีตามนั้นจริง
สลิปเงินเดือน ปริ้นเองได้ไหม?
ในบางบริษัทที่มีระบบ HR ออนไลน์หรือส่งสลิปเงินเดือนทางอีเมล พนักงานสามารถดาวน์โหลดและปริ้นสลิปเงินเดือนเองได้จากที่บ้าน แต่หากบริษัทของคุณออกเป็นสลิปแบบกระดาษที่มีลายเซ็นหรือตราประทับ อาจต้องขอฉบับจริงจากฝ่าย HR เท่านั้น หากต้องใช้สลิปเงินเดือนในการดำเนินธุรกรรมทางการเงิน เช่น ขอสินเชื่อ แนะนำให้สอบถามธนาคารก่อนว่า “สลิปที่ปริ้นเอง” สามารถใช้ได้หรือไม่ บางธนาคารอาจต้องการสลิปที่ออกจากระบบบริษัทโดยตรงเท่านั้น
สรุป
สลิปเงินเดือนบริษัทจัดเป็นเอกสารอีกประเภทที่มีความสำคัญต่อพนักงานทุกคนเป็นอย่างมาก คุณสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐาน หรือเอกสารประกอบในเรื่องต่าง ๆ ได้ บ่งบอกถึงจำนวนรายได้และรายหักที่บริษัทดำเนินการเอาไว้อย่างชัดเจน ปัจจุบันมีทั้งสลิปเงินเดือนแบบกระดาษดั้งเดิมและแบบออนไลน์ ส่งให้ทางอีเมล ซึ่งองค์กรไหนสนใจเพิ่มความสะดวกให้กับการทำงานของ HR มากขึ้น โปรแกรมทำเงินเดือนออนไลน์ จาก Byte HR คืออีกคำตอบที่ควรค่ากับการเลือกใช้งานอย่างยิ่ง มีฟีเจอร์คำนวณเงินเดือนพร้อมออกสลิปเงินเดือนได้ทันที และยังจัดเต็มฟีเจอร์อื่นอีกเมากมาย ค่าใช้จ่ายไม่แพง คุ้มค่าการลงทุนแน่นอน
